Educación Continua presentó plan piloto de Sistema de Certificación para estudiantes

Alrededor de 20 personas de las diferentes unidades de nuestro plantel participaron de la presentación del plan piloto del proceso de certificación para estudiantes de educación continua, entre ellas los equipos de la Vicerrectoría de Finanzas y Logística, Secretaría General, Unidad de Títulos y Grados, Unidad de Partes, Informaciones  y Archivo, Unidad de Cobranza Empresas Efusach, todas unidades participantes del proceso. La actividad se realizó el pasado viernes 6 de diciembre en la Facultad de Derecho, organizado por  el Departamento de Educación Continua, en donde Oscar Grau  encargado del Sistema Continua y Daniela Vallejos encargada de la gestión de proyectos llevaron a cabo la jornada de capacitación del nuevo módulo para agilizar los procesos de certificación .

Oscar Grau Encargado del Sistema Continua, herramienta de gestión utilizadas por las  unidades asociadas al quehacer de educación continua comentó cómo ha sido el proceso de creación de este nuevo módulo "la iniciativa de la sistematización de este proceso surgió porque los pasos se prolongaba demasiado, existiendo casos extremos donde el estudiante se podría demorarse dos años en recibir la documentación, debido a este problema se planteó el desafío de iniciar este proceso de manera piloto, articulándose  con todas las partes involucradas”. Este proceso tiene 33 días hábiles desde que inicia y el estudiante puede recibir su certificado, reduciéndose a cinco meses y medio del periodo anterior. El nuevo módulo consta de  seis etapas,  la primera etapa participa directamente la unidad donde por medio de un dossier debe rellenar los antecedentes del  estudiante y fiscalizar su estado financiero. A continuación en el segundo paso estos datos se ingresan a Títulos y Grados, ellos incorporan el rol y habilita la propuesta  de confiere  la certificación. En  el tercer paso habilitada la propuesta llega al Departamento de Educación Continua quién la envía a través del STD a la unidad de Partes para que le pueda asignar el  número,  fecha y firma .Conforme a ello en el quinto paso firma la vicerrectora de Vinculación con el medio su despacho de resolución tramitada y notificada. En el último paso la Unidad de Títulos y Grados elabora el certificado digital .  Por medio de estas etapas se busca garantizar una gestión integral y eficiente del ciclo de educación continua “contempla desde la creación del programa académico hasta la certificación del estudiante, mediante un registro único administrado por nosotros y siendo responsables de asegurar que las unidades académicas cumplan con todas las etapas del ciclo, con el objetivo de garantizar una  respuesta rápida, oportuna y efectiva” expresó Daniela Vallejos encargada de gestión de proyectos.

El primer paso de este plan piloto consta en capacitar a los funcionarios del instituto de Estudios Avanzados IDEA y la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio  que son las primeras áreas en ser parte, extendiendo el servicio a todas las unidades que estén relacionadas a Educación Continua  para agilizar los procesos de espera.

Claudia Mardones Bahamonde Coordinadora de Educación Continua de Institutos de Estudios Avanzados habló de su experiencia en la capacitación sobre el módulo de certificación.” La prueba piloto fue extremadamente relevante, ya que permite reducir considerablemente los tiempos de los procesos de titulación. Además, la visualización del sistema es clara, amigable e intuitiva”. Agradeció la disposición y claridad de quienes desarrollaron la capacitación, lo que facilitó el entendimiento y aprovechamiento de todas las partes involucradas.
La implementación de este nuevo módulo de certificación representa un avance significativo en la gestión de este proceso y el rol que cumple Educación Continua en  optimizar los tiempos de respuesta y centralizar la información,  garantizando una experiencia más eficiente y satisfactoria tanto para los estudiantes como para las diversas unidades que son parte de este procedimiento.**